Lohnabrechnung digital – Kann der SHK-Betrieb die Lohnabrechnung ausschließlich digital verschicken?

Müssen Gehaltsabrechnungen per Post nach Hause kommen? Oder darf der Arbeitgeber sie auch elektronisch bereitstellen? Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat Unternehmen die Digitalisierung ihrer Personalverwaltung erleichtert. Nach einem Urteil vom 28.01.2025, Az.: 9 AZR 48/24 müssen Beschäftigte es akzeptieren, wenn sie ihre Lohnabrechnung nicht mehr in Papierform, sondern über ein elektronisches Postfach erhalten.

Im entschiedenen Fall verklagte eine Verkäuferin in einem Lebensmittel-Discounter ihren Arbeitgeber, weil dieser ihr unter anderem die Entgeltabrechnungen ausschließlich in einem digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung stellte, in welchem die Daten passwortgeschützt online abrufbar waren. Die Angestellte weigerte sich, die elektronischen Abrechnungen zu akzeptieren. Schließlich habe sie dem neuen Verfahren in der Betriebsvereinbarung nicht zugestimmt.

Entscheidung:

Das BAG urteilt, dass die Lohnabrechnung nicht nur in Papierform übermittelt werden kann. Das Bereitstellen auf einer Onlineplattform wahre grundsätzlich die von § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform. Das Gericht verwies zur Begründung darauf, dass der Anspruch der Arbeitnehmer auf eine Abrechnung ihres Entgelts eine sogenannte Holschuld sei. Dies bedeute, dass der Arbeitgeber zwar eine Abrechnung bereitstellen muss, dass er aber nicht für den Zugang bei den Beschäftigten verantwortlich sei.

Daher genüge es, wenn er die Abrechnung „an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt“, urteilte das Gericht. Den berechtigten Interessen der Beschäftigten, die privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen, müsse er dabei aber Rechnung tragen.