23. Januar 2025

Aufbewahrungsfristen 2025: Diese Unterlagen können vernichtet werden

Die Aufbewahrungsfristen wurden verkürzt. Erfahren Sie hier, welche Unterlagen Sie unter Berücksichtigung der 6-, 8- oder 10-jährigen Aufbewahrungsfrist seit dem 1. Januar 2025 vernichten dürfen.

Testen Sie sich doch einfach einmal selbst mit der Beantwortung dieser Frage:
Wann endet die Aufbewahrungspflicht, wenn die letzten Buchungen für das Jahr 2013 im Jahr 2014 gemacht wurden und der Jahresabschluss ebenfalls im Jahr 2014 erstellt wurde?

Lösung: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres 2014, dauert zehn Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2024.
Ab dem 1.1.2025 können alle Unterlagen für das Jahr 2013 vernichtet werden.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2024 schriftlich eine Außenprüfung angekündigt hat.

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Ein vorläufiger Steuerbescheid wird erst bestandskräftig, wenn er für endgültig erklärt wird. Dies kann auch nach Ablauf der Frist von 10 Jahren geschehen.
Ist ein Verfahren vor dem Finanzgericht, Bundesfinanzhof oder Gerichtshof der Europäischen Union anhängig, wird der Steuerbescheid ebenfalls nicht bestandskräftig.

Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung:

10 Jahre – für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse
8 Jahre – für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege); ab 2025 werden die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB)
6 Jahre – für alle sonstigen Unterlagen

Im Zweifel sollten die Unterlagen jedoch 10 Jahre aufbewahrt werden. So ist man immer auf der sicheren Seite.

Folgende Unterlagen sollten 30 Jahre aufbewahrt werden: