Mehr Netto vom Brutto: Neuregelungen bei Gutscheinen und Geldkarten beachten

Arbeitgeber nutzen gerne steuerfreie Extras, um Mitarbeiter zu motivieren und zu binden. Hierbei kommen des Öfteren Gutscheine und Geldkarten zum Einsatz. Damit diese auch zukünftig steuerfrei bleiben, gilt es, die aktuellen Neuregelungen zu beachten.

Grundvoraussetzung für die Steuerfreiheit von Gutscheinen und Geldkarten ist wie bisher auch, dass der Gutschein dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.

In einem weiteren Schritt ist zu prüfen, ob Arbeitslohn in Form einer Sachleistung vorliegt. Hierfür stellt der Gesetzgeber auf den steuerlichen Begriff „Sachbezug“ ab. Dieser wurde nun verändert und folglich der Anwendungsbereich deutlich eingeschränkt.

Gesetzliche Definition von „Sachbezug“

Abweichend von der bisherigen Regelung zählen zu den Einnahmen in Geld auch folgende Leistungen:

• zweckgebundene Geldleistungen
• nachträgliche Kostenerstattungen
• Geldersatzmittel und
• andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

Der Gesetzgeber rechnet somit grundsätzlich alle Lohnvorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, zu den Einnahmen in Geld.

Bei Gutscheinen (Gutscheinkarten, digitale Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutschein-Apps) liegt ausnahmsweise ein Sachbezug vor, wenn diese von Akzeptanzstellen eingesetzt werden können, beispielsweise bei einer Ladenkette oder bei Einkaufsverbünden mit City-Cards oder Outlet-Cards.

Ebenso als Sachbezug weiterhin anzuerkennen sind Gutscheine, die Waren und Dienstleistungen aus einer sehr begrenzten Waren- und Dienstleistungspalette zum Gegenstand haben, etwa Benzingutscheine einer bestimmten Mineralölgesellschaft oder Fahrberechtigungen bei öffentlichen Verkehrsanbietern. Die Anzahl der Akzeptanzstellen ist in diesem Fall ohne Bedeutung.

Übergangsregelung bis 31.12.2021

Bei Geldkarten in Form von Prepaid-Kreditkarten mit überregionaler Akzeptanz ohne Einschränkungen hinsichtlich der Produktpalette liegt seit dem 01.01.2020 keine Sachleistung, sondern eine Geldleistung vor, wenn diese als Geldersatzmittel eingesetzt werden können.

Zur Anpassung der betrieblichen Praxis an die geänderten gesetzlichen Anforderungen für die Behandlung als Sachbezug gewährt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) eine Übergangszeit bis zum 31.12.2021. Demnach ist für die Gewährung von Geldkarten die Behandlung als Sachbezug im Rahmen einer Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31.12.2021 weiterhin zulässig. Voraussetzung ist, dass diese ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei dem Arbeitgeber oder bei einem Dritten berechtigen, entsprechend den bisherigen Kriterien.

Unerheblich ist insoweit, wenn die Geldkarten unter lohn- und einkommensteuerlicher Auslegung zufolge erfüllen die Kriterien des Paragrafen 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG nicht, etwa bezüglich des Umfangs der Akzeptanzstellen oder des Waren- und Dienstleistungsangebots. Grundvoraussetzung für das Vorliegen einer als Sachbezug begünstigten Geldkarte im Rahmen der Übergangsregelung ist aber, dass diese ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt. Dies bedeutet, dass eine Auszahlung des Guthabens in bar (technisch) ausgeschlossen sein muss.

Geldkarten/Guthabenkreditkarten mit Barauszahlungsfunktion

Von der Übergangsregelung nicht erfasst sind Geldkarten, die über eine Barauszahlungsfunktion oder über eine eigene IBAN verfügen.

Begünstigte Gutscheine und Geldkarten ab 2022

Beim Einsatz von Gutscheinen und Geldkarten ab 01.01.2022 ist nur dann von Sachbezug auszugehen, wenn diese ausschließlich zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen berechtigen und die Akzeptanzstelle zum eingeschränkten Kreis der Akzeptanzstellen gehört. Diese sind:

• in den örtlichen Geschäftsräumen des Gutschein-Ausstellers
• in den einzelnen Geschäften einer ausstellenden Ladenkette
• in (inländischen) Shoppingcentern oder Outlet-Villages oder
• bei städtischen oder regionalen Einkaufs- und Dienstleistungsverbünden, sogenannte City-Karten oder Regio-Gutscheine
• im Online-Handel, sofern sie sich auf die eigene Produktpalette des Online-Händlers beschränken und nicht auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind.

Welche Freigrenze gilt?

Sofern die oben genannten Kriterien erfüllt sind und Sachbezug vorliegt, gilt bis 31.12.2021 weiterhin die Anwendung der Freigrenze in Höhe von 44,- Euro monatlich pro Mitarbeiter. Ab dem Jahr 2022 wird die Freigrenze auf 50,- Euro erhöht.