Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt zum 1. Januar 2023
Ab dem 1. Januar 2023 können Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer Beschäftigten nur noch elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. Was Betriebe hierzu wissen müssen, haben die Fachverband-Experten hier für Sie zusammengefasst. Bis Ende 2022 erhalten gesetzlich Versicherte weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform. Die Erkrankten müssen die Bescheinigungbis einschließlich 31. Dezember 2022 wie gehabt an ihren Arbeitgeber weiterleiten. Ab dem 1. Januar 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer Beschäftigten bei deren Krankenkassen nur noch elektronisch ab. Auch bei Minijobbern ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich.
Technische Voraussetzung
Ein Abruf der eAU bei der Krankenkasse darf nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung erfolgen. Arbeitgeber oder deren Steuerberater müssen eine für diesen Zweck zugelassene und datenschutzkonforme Software verwenden. Die Daten werden dann über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung gestellt. Bei Fragen hierzu empfiehlt sich die direkte Kontaktaufnahme mit dem jeweiligen Softwareanbieter.
Die Daten der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) werden nicht automatisch, sondern lediglich auf Anforderung des Arbeitgebers für den betreffenden Beschäftigten übermittelt.
Hinweis: Auch weiterhin müssen Beschäftigte ihren Arbeitgeber unverzüglich informieren, wenn sie arbeitsunfähig erkranken. An dieser Regelung ändert sich nichts.
Die Krankenkassen stellen die eAU-Daten in der Regel einen Werktag nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit bereit. Es wird empfohlen, die Daten mindestens einmal wöchentlich abzurufen. Eine Anfrage kann auch storniert werden, wenn es noch keine Rückmeldung der Krankenkasse gibt.
Organisatorische Voraussetzungen
Betriebe, welche die Lohnabrechnung selbst durchführen, sollten die bestehenden betriebsinternen Prozesse vor dem Start des elektronischen Verfahrens prüfen und gegebenenfalls anpassen. Wenn die Lohnabrechnung extern, beispielsweise von einem Steuerbüro, durchgeführt wird, muss geklärt sein, wer für den Abruf der eAU-Daten zuständig ist.
Voraussetzungen für die Abrufberechtigung
Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der Krankenkasse darf durch den Arbeitgeber nur erfolgen, wenn dieser zum Erhalt der Daten berechtigt ist. Eine Berechtigung liegt vor, sofern
- für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis der Arbeitnehmer bei dem anfragenden Arbeitgeber besteht und
- die Beschäftigten dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt haben.
Bei Mehrfachbeschäftigten kann jeder Arbeitgeber die eAU-Daten abrufen.
Krankenkasse prüft die Anrechnung von Vorerkrankungen
Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten stellt sich die Frage der Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen auf die Entgeltfortzahlung. Dies wird auf elektronische Anfrage des Arbeitgebers hin von der zuständigen Krankenkasse geprüft und entsprechend elektronisch übermittelt.
Welche Daten können nicht elektronisch abgerufen werden?
Daten zu einer stationären oder ambulanten Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahme AU-Bescheinigungen, die durch einen Privatarzt oder einen Arzt im Ausland erstellt wurden, AU-Bescheinigungen von Privatversicherten Betriebe, die technisch dazu in der Lage sind, können schon vor dem Jahresswechsel freiwillig die Arbeitsunfähigkeitsdaten der Beschäftigten bei deren Krankenkasse elektronisch abrufen. Bei Fragen zur Umsetzung empfiehlt sich der Kontakt zum Bereich „Firmenkunden“ bei den jeweiligen Krankenkassen.
