Wenn der Umsatz steigt, gilt das auch für den Gewinn? – Kalkulationshilfe vom Fachverband

Erfolgreiche SHK-Unternehmer planen ihren Erfolg bewusst und haben stets einen „betriebswirtschaftlichen“ Blick auf ihr Unternehmen. Wenn der Umsatz steigt, gilt das nicht gleichzeitig auch für den Gewinn. Zudem zeigt die Entwicklung in der SHK-Branche, dass die betrieblichen Kosten zunehmend über die produktiven Stunden statt über das Material umgelegt werden müssen. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre betriebsinternen Verrechnungssätze berechnen.

Im Handwerk ist es leider weit verbreitet, aus betriebswirtschaftlicher Sicht jedoch ein No-Go: wenn sich der Unternehmer ausschließlich an den Preisen der Konkurrenz orientiert. Vielmehr geht es darum, die eigenen Zahlen und Kosten im Unternehmen zu kennen und somit die Unternehmenssteuerung und Weiterentwicklung aktiv in die Hand zu nehmen.

Wo anfangen?
Die Berechnung des betriebsspezifischen Verrechnungssatzes ist im Grunde genommen äußerst einfach. Die Kostenarten teilen sich bei allen SHK-Betrieben typischerweise in folgende Kategorien auf:

• Materialkosten
• Fremdleistungskosten
• sonstige Kosten
• Personalkosten
• kalkulatorische Kosten

Zur Berechnung des Vollkostensatzes werden lediglich die „nicht durchlaufenden“ Kosten herangezogen, das heißt die sonstigen Kosten, die kalkulatorischen Kosten und die Personalkosten. Doch was gehört hier alles dazu?

Unter sonstige Kosten werden sämtliche Kosten im Betrieb verbucht, die allgemein anfallen wie Werbung, Kfz-Kosten, Raumkosten, Versicherungen, Telefonkosten, Bürokosten usw. Diese können Sie Ihrer Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) oder Bilanz entsprechend entnehmen und addieren.

Die Personalkosten sind ebenfalls in der Bilanz oder der BWA aufgeführt und können direkt übernommen werden. Falls sich in der Mitarbeiteranzahl oder Arbeitszeit künftig größere und geplante Veränderungen ergeben, sollten die Ist-Personalkosten neu berechnet werden. Hierzu wird der jeweilige Stundenlohn mit der Anzahl bezahlter Tage im Jahr (zum Beispiel 261 Tage) und der bezahlten täglichen Stunden (bei einer 40-Stunden-Woche also 8 Stunden täglich) multipliziert. Dieser Wert wird wiederum mit einem durchschnittlichen Richtwert für zu leistende Sozialabgaben (etwa 25 Prozent) multipliziert.

Den in den meisten betrieblichen Kalkulationsmodellen nicht berücksichtigten Kostenblock bilden die sogenannten kalkulatorischen Kosten.

Diese Kosten tauchen zwar nicht als tatsächliche ausgabewirksame Kostenpositionen in der Gewinn- und Verlustrechnung auf, müssen jedoch in der Kalkulation der Verrechnungssätze zwingend berücksichtigt werden!

Wird dieser Kostenblock ignoriert, verzerrt das die Höhe des eigentlich notwendigen Verrechnungssatzes teils erheblich.

Die kalkulatorischen Kosten setzen sich aus den folgenden Positionen zusammen:

• kalkulatorische Wagnisse
• kalkulatorische Abschreibung
• kalkulatorischer Unternehmerlohn (bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften)
• kalkulatorische Zinsen
• kalkulatorische Miete

Nachfolgend werden die vorgenannten kalkulatorischen Kostenpositionen im Detail erläutert:

Kalkulatorische Wagnisse:
Wertansatz für die Berücksichtigung von eventuellen Forderungsausfällen. Richtgröße: 0,5 bis 1,0 Prozent des durchschnittlichen Jahresumsatzes.

Kalkulatorische Abschreibungen:
Bei den kalkulatorischen Abschreibungen werden die höheren Kosten der Wiederbeschaffung von Vermögensgegenständen und Wirtschaftsgütern nach Ablauf der Abschreibungsfrist berücksichtigt. Als Richtwert kann hier ein um durchschnittlich 10 Prozent höherer Wertansatz gewählt werden. Grundlage bilden hier die in der Bilanz oder BWA enthaltenen, tatsächlichen steuerlichen Abschreibungen. Die Berechnung der kalkulatorischen Abschreibung lautet dann wie folgt:

Steuerliche Abschreibung + 10 % Aufschlag für Wiederbeschaffung

Kalkulatorischer Unternehmerlohn:
Diese Position fällt nur bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften an, da bei der GmbH das Geschäftsführergehalt bereits bei den Personalkosten berücksichtigt wurde.

Wichtig!
Es ist unverzichtbar, dass gerade Einzelunternehmer und Gesellschafter einer Personengesellschaft die Kosten für ihre persönliche Lebenshaltung, Altersvorsorge usw. in der Kalkulation berücksichtigen. Denn nur aus dem eventuell erzielten Gewinn zu leben, ist mehr als riskant und kann im Extremfall in einem Eigenkapitalverzehr enden.

Die Höhe des kalkulatorischen Unternehmerlohns ist abhängig von der Betriebsgröße und dem generierten Umsatz. Sie sollte in der SHK-Branche jedoch mindestens dem Jahresbruttogehalt eines qualifizierten Meisters entsprechen – inklusive Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sowie eines Zuschlags für die eingegangenen unternehmerischen Risiken. Als Untergrenze sollten deshalb mindestens rund 70.000 Euro in Ansatz gebracht werden.

Kalkulatorische Zinsen:
Anstelle einer Anlage des Eigenkapitals am Kapitalmarkt sollte kalkulatorisch bei der Investition im eigenen Unternehmen ebenfalls eine adäquate Verzinsung berücksichtigt werden.

Orientierungsrahmen:

0,5 % (Marktzins) + 3,5 – 6,5 %

(Risikozuschlag) = 4 – 7 %

Kalkulatorische Miete:
Diese ist wichtig, wenn die eigenen Räume mietfrei genutzt werden (Stichwort: Fremdvergleich). Die kalkulatorische Miete ist die entgangene Miete für die eigenen Räume, die betrieblich genutzt werden. Sie dient unter anderem auch der Berücksichtigung von künftigen Erhaltungsaufwendungen aufgrund der Abnutzung der Immobilie. Sie ist nur dann zu berücksichtigen, wenn keine tatsächliche und ortsübliche Miete gezahlt wird und diese somit nicht in den sonstigen Kosten enthalten ist.

Produktive Stunden im Betrieb
Eine weitere zentrale Größe zur Ermittlung der betrieblichen Kalkulationssätze stellen neben den betrieblichen Kosten die tatsächlich an Kunden verrechneten Stunden dar. Hierfür können neben konkreten betrieblichen Werten hilfsweise folgende Erfahrungswerte aus der SHK- Branche herangezogen werden:

Baustellenmonteure:              ca.       1.450    – 1.650 Stunden im Jahr

Kundendienstmonteure:         ca.      1.300    – 1.400 Stunden im Jahr

Die Multiplikation der jeweiligen Richtwerte mit der Anzahl produktiv eingesetzter Mitarbeiter ergibt das mögliche produktive Stundenpotenzial des Betriebs.

Berechnung Vollkostensatz

Im nächsten Schritt werden die Kosten (wie oben beschrieben) durch die gesamten produktiven (verrechenbaren) Stunden des Betriebs dividiert. Das Ergebnis ist der sogenannte „Vollkostensatz“. Hierbei handelt es sich um den Betrag, den der Betrieb benötigt, um – ohne eine etwaige Entlastung über das eingesetzte Material oder die Verrechnung von Fremdleistungen – kostendeckend zu arbeiten.

Ein etwaiger Gewinn ist bei diesem Kalkulationssatz noch nicht enthalten, sondern es werden lediglich sämtliche betrieblichen und kalkulatorischen Kosten abgedeckt.

Er stellt außerdem grundsätzlich die Basis für die Nachkalkulation dar und sollte insbesondere im Kundendienstbereich aufgrund des vielfach fehlenden oder geringen Materialeinsatzes auch als Abrechnungsgröße angestrebt werden.

Folgende Systematik veranschaulicht die Berechnung des Vollkostensatzes:

Sonstige Kosten + Personalkosten + Kalkulatorische Kosten = Gesamtkosten

/ produktive (verrechenbare) Stunden =  Vollkostensatz

 Berechnung „entlasteter“ Stundenverrechnungssatz

Für Aufträge mit Materialeinsatz und entsprechendem Materialzuschlag kann auch ein geringerer Verrechnungssatz zum Tragen kommen. Dieser Satz entspricht in der Regel dem vom Betrieb ausgewiesenen Stundenverrechnungssatz.

Hierfür werden im ersten Schritt die Summe der Zuschläge aus dem Material und den Fremdleistungen addiert und durch die produktiven Stunden dividiert. Im Ergebnis erhält man den Entlastungsbetrag durch das Material und die Fremdleistungen.

Im zweiten Schritt wird der Vollkostensatz um diesen Entlastungsbetrag gekürzt. Der so ermittelte Wert stellt dann den „entlasteten“ Stundenverrechnungssatz dar. Dieser entspricht im Regelfall auch der Preisuntergrenze für Aufträge mit einem entsprechenden Material- und Fremdleistungseinsatz und Zuschlag.

Wichtig:
Es besteht ein hohes Risiko, wenn Aufträge grundsätzlich mit der Preisuntergrenze kalkuliert werden. Sobald der Materialeinsatz und -zuschlag abweichen, passt der ermittelte Verrechnungssatz nicht mehr.

Auch bei diesem Satz werden – unter Berücksichtigung von Material und Fremdleistungen mit entsprechenden Zuschlägen – lediglich sämtliche Kosten (inklusive der kalkulatorischen Kosten) gedeckt, aber noch kein Gewinn erzielt!

Nachfolgendes Beispiel verdeutlicht die Vorgehensweise bei der Ermittlung des Entlastungsbetrags:
Ermittlung der Entlastung:

Materialkosten x Zuschlag + Fremdleistungskosten x Zuschlag = Summe der Zuschläge pro Jahr

/ Produktive (verrechenbare) Stunden = Entlastung des Stundenverrechnungssatzes

Ermittlung des „entlasteten“ Stundenverrechnungssatzes

Vollkostensatz – Entlastung des Stundenverrechnungssatzes =„Entlasteter“ Stundenverrechnungssatz

Für die genaue Berechnung der betrieblichen Kalkulationssätze bietet der Fachverband Kalkulationshilfen.

Außerdem stellen die Verrechnungssatzaufkleber eine weitere Hilfestellung in der Kundenkommunikation dar.

Wenn Sie die Berechnung nicht selbst durchführen und ggf. weitere Optimierungspotenziale für Ihren Betrieb nutzen möchten, können Sie die Unterstützung der betriebswirtschaftlichen Berater des Fachverbands kostenfrei nutzen.