Aktuelles zur elektronischen Arbeitsunfähigkeits- bescheinigung: Zahl der möglichen Rückmeldeschlüssel erweitert sich

Mit dem Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) müssen Arbeitnehmer bereits seit 2023 ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr beim Arbeitgeber vorzeigen.
Stattdessen ruft der Arbeitgeber die Bescheinigung bei der zuständigen Krankenkasse digital ab (siehe Rundschreiben Wirtschaft 6/22). Seit 2025 gibt es nun mehr Rückmeldeschlüssel von der Krankenkasse.

Seit 1. Januar 2025 werden nun auch weitere Zeiten der Krankenhausbehandlung oder der Behandlung in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung an den Arbeitgeber übermittelt. Auch für diese Zeiten besteht – obwohl nicht zwingend eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt – grundsätzlich ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung für Beschäftigte. Daher ändert sich der Sprachgebrauch auch von „Arbeitsunfähigkeit“ in „Abwesenheit“.

Erfolgt eine berechtigte Anfrage durch den Arbeitgeber, hat die Krankenkasse diese zu prüfen und eine Rückmeldung vorzunehmen. Dabei hat sich die Anzahl der möglichen Rückmeldeschlüssel seit 1. Januar 2025 wie folgt erweitert:

• „1“ = Unzuständige Krankenkasse/unbekannte Person
• „2“ = AU
• „3“ = Krankenhaus
• „4“ = Nachweis liegt nicht vor
• „5“ = Reha/Vorsorge
• „6“ = Teilstationäre Krankenhausbehandlung
• „7“ = In Prüfung
• „8“ = Anderer Nachweis liegt vor
• „9“ = Weiterleitungsverfahren

Eine Rückmeldung der Krankenkasse mit
„4 = Nachweis liegt nicht vor“, „7 = In Prüfung“ oder „9 = Weiterleitungsverfahren“ stellt im Zusammenhang mit der Rückmeldung eine Zwischennachricht und damit keine abschließende Antwort dar.

Sofern den Krankenkassen nach Versand der Zwischennachricht bei fehlenden Daten innerhalb eines Zeitraums von 14 Kalendertagen (bei Grund „4“ und „9“) oder innerhalb von 28 Kalendertagen (bei Grund „7“) eine entsprechende Arbeitsunfähigkeit zugeht, prüfen die Krankenkassen erneut die Zuständigkeit. Liegt die Zuständigkeit vor, übermittelt die Krankenkasse die aktualisierten Daten ohne erneute Anfrage des Arbeitgebers in einem neuen Datensatz an den Arbeitgeber.

Die Rückmeldung „Anderer Nachweis liegt vor“ kann zum Beispiel erfolgen, wenn der Krankenkasse eine von einem Arzt im Ausland ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorliegt, die entsprechend nicht über das elektronische Verfahren übermittelt wurde.

Die Rückmeldung „Weiterleitungsverfahren“ erfolgt, wenn im Zusammenhang mit einem Krankenkassenwechsel die Anfrage des Arbeitgebers an die bisher zuständige Krankenkasse weitergeleitet wird.