Detaillierte Rechnungsstellung bei BAFA-Förderung

Beim Fachverband laufen in letzter Zeit immer wieder Anfragen von Betrieben in Bezug auf die Rechnungsstellung im Rahmen der BAFA-Förderung auf. Konkret bemängelte die BAFA in diesen Fällen die teilweise pauschalen Titelpositionen bei der Rechnungsstellung. Lesen Sie hier, was Sie beachten sollten, damit Sie nach Abschluss des Auftrags und Rechnungsstellung keine weitere Zeit für etwaige Rechnungskorrekturen aufwenden müssen.

Bei der Prüfung und Auszahlung der BAFA-Förderung wurde in letzter Zeit häufiger die Rechnung im Nachgang des Auftrags von der BAFA moniert. Hierbei ging es insbesondere um den Aspekt „Menge und Art der gelieferten Gegenstände“. Dieser Punkt ist eine von mehreren Mindestanforderungen, die an eine Rechnung gestellt werden (§ 14 Abs. 4 UStG).

Der Regelung nach ist die ausgeführte Leistung so zu bezeichnen, dass eine eindeutige Identifizierung möglich ist. Vorsicht geboten ist bei sog. „Sammelbezeichnungen“, da diese immer wieder Anlass zu Diskussionen geben. Gefordert werden also in der Regel genauere Angaben zu den einzelnen Positionen der vom Betrieb gelieferten Werkleistung, wobei nicht eindeutig vorgegeben ist, was darunter zu verstehen ist.

Empfehlung

Bei der Angebotsgestaltung empfiehlt es sich, auch weiterhin verstärkt mit Titelpositionen zu arbeiten, um die Vergleichbarkeit mit Wettbewerbsangeboten für den Kunden zu erschweren. Hierbei können auch pauschale Titelpositionen (z. B. Geliefertes Produkt inkl. Montage und Demontage, Pauschale für Kleinmaterial, separate Montagepauschale, usw.), zum Einsatz kommen.

Bei der Rechnungsstellung hingegen, sollten die ursprünglichen Titelpositionen aus fördertechnischen Gründen detailliert und mit Einzelpreisen versehen aufgeschlüsselt werden. In aller Regel ist dies durch die gängigen Branchenprogramme problemlos darstellbar.

Hierdurch werden Beanstandungen seitens der Fördergeber minimiert und damit der interne bürokratische Aufwand im Zusammenhang mit der Ausstellung einer zusätzlichen „detaillierten Ersatzrechnung“ vermieden.