Mit Kennzahlen sicher führen – Produktive Stunden
Die Anzahl der produktiven Arbeitsstunden stellt eine zentrale Kennzahl in der SHK-Branche dar. Von dieser hängen weitere Kennzahlen, wie Rentabilität, Liquidität etc. ab. Ebenso bildet diese Kennzahl die Grundlage für die Ermittlung der notwendigen Kalkulationssätze. Eine passgenaue Kalkulation muss neben den betrieblichen Kosten deshalb zwingend die Anzahl der Produktivstunden im Betrieb berücksichtigen. Erfahren Sie hier, wie Sie diese Kennzahl ermitteln.
Zu den produktiven Stunden zählen – im Gegensatz zur landläufigen Meinung – nicht die tatsächlich gearbeiteten Stunden, sondern nur die Stunden, die der Kunde auch bezahlt hat, also verrechenbar sind. Die genaue Anzahl der Produktivstunden ist maßgeblich entscheidend für die Berechnung des korrekten Stundenverrechnungssatzes, der für die Angebotskalkulation verwendet wird. Daher empfiehlt es sich, die „bezahlten“ Zeiten detailliert zu erfassen.
Beispiel zur Ermittlung der produktiven Stunden
Einsatz von Pauschalen
Bei der Anwendung von Pauschalen werden immer die kalkulierten Stunden als „produktiv“ angesehen, da diese auch vom Kunden zu bezahlen sind (unabhängig von den tatsächlich gearbeiteten Stunden). Dies bedeutet konkret, dass in Fällen, wo die tatsächliche Zeit unter der kalkulierten Zeit bleibt, trotzdem die kalkulierten Stunden als „produktiv“ angesetzt werden, da diese vom Kunden in der Pauschale bezahlt werden. Sollte bei einem Pauschalpreisangebot mehr Zeit benötigt werden als kalkuliert war, wird ebenfalls nur die kalkulierte Zeit angesetzt, auch wenn die Mitarbeiter länger gearbeitet haben, da nur diese vom Kunden bezahlt wird.
Arbeiten auf Nachweis
Bei Arbeiten, die auf Nachweis der tatsächlich gearbeiteten Stunden basieren, können nur die in der Abrechnung aufgeführten und auch vom Kunden bezahlten Zeiten als „produktiv“ berücksichtigt werden. Ein „Puffer“ für unvorhergesehene Arbeiten, wie in der Regel in Pauschalen enthalten, existiert in diesen Fällen nicht. Abweichungen zwischen Angebot und Rechnung müssen ggf. begründet werden können.
Ob die jeweilige Branchensoftware bzw. Zeiterfassungslösung verlässliche Zahlen zu den tatsächlichen „Produktivstunden“ anhand der vorliegenden Definition liefern kann, sollte mit dem jeweiligen Softwareanbieter geklärt werden.
Sofern aus der Branchensoftware bzw. Zeiterfassung keine verlässlichen Daten hinsichtlich der Produktivstunden gewonnen werden können, bietet sich die Führung einer separaten Liste mit allen auftragsbezogenen „Produktivstunden“ einer Abrechnungsperiode (i. d. R. Kalenderjahr) an. Dies kann im Einzelfall eine einfache Excel-Liste sein.
Produktivstunden möglichst hochhalten oder erhöhen
Ziel jedes SHK-Betriebs muss es sein, möglichst viele Stunden verrechenbar und damit „produktiv“ zu machen, da die Ermittlung der kostendeckenden Verrechnungssätze sowie möglichen Entlastungsbeträge über Material und Fremdleistungen auf dieser Grundlage basieren.
Daher empfiehlt es sich, neben den Abläufen auf der Baustelle, in jedem Fall auch zu überprüfen, welche Vorgänge im Büro „verrechenbar“ gemacht werden können. Hierfür bieten sich beispielsweise die Beantragung von Fördermitteln oder detaillierte Planungsleistungen mit Einsatz von entsprechender 3D-Software an. Sobald derartige Leistungen gegenüber dem Kunden abgerechnet werden, handelt es sich um „produktive“ Leistungen.
Richtgrößen im Zusammenhang mit den Produktivstunden
Als grobe Richtgröße im Zusammenhang mit den Produktivstunden sollten für einen Baustellenmonteur mindestens 1.450 Stunden pro Jahr „verrechenbar“ sein. Für einen Kundendienstmonteur sollte dieser Wert bei mindestens 1.300 Stunden pro Jahr liegen.
Wie man die Verrechnungssätze ermittelt
Liegen am Ende einer Abrechnungsperiode die gesamten Produktivstunden eines Betriebes vor, ist die Ermittlung des Verrechnungssätze sowie Entlastungsbeträge über Material und Fremdleistungen einfach. Nun gilt es nur noch die Gesamtkosten (ohne Material und Fremdleistungen) durch die Gesamtproduktivstunden zu dividieren und man erhält den sog. „Vollkostensatz ohne Gewinn“ welcher die Grundlage z. B. für die Kundendienstkalkulation sowie Nachkalkulation bilden sollte.
Die Entlastungsbeträge aus Material und Fremdleistungen pro Stunde ermittelt man, indem man den jeweiligen prozentualen Aufschlag (Marge aus Material und Fremdleistungen) ermittelt und diesen ebenfalls durch die Gesamtproduktivstunden dividiert. Nach Abzug des Entlastungsbetrags pro Stunde vom Vollkostensatz erhält man den notwendigen Stundenverrechnungssatz für Arbeiten mit entsprechenden Material- und Fremdleistungsanteilen inkl. der zugehörigen Zuschläge.
Fazit
Da die Gesamtproduktivstunden die Grundlage für die betriebsinterne Kalkulation und Nachkalkulation darstellen, sollte ein verstärktes Augenmerk auf die korrekte Ermittlung dieser Kennzahl gelegt werden. Bei Fragen zur Ermittlung von Kennzahlen für Ihren Betrieb unterstützen Sie die betriebswirtschaftlichen Berater des Fachverbands.
